Digitaler Spesenprozess

Werden Sie Papier los! Vollständig digitale Abwicklung des Spesenprozess mit Scanning und OCR-Erkennung der Spesenbelege. Keine Belege mehr sammeln, keine mühsame Erfassung mehr: Spesenbeleg mit dem Mobiltelefon fotografieren und ab in den Papierkorb mit dem Beleg.

Erfassungsvarianten

Wir bieten mehrere verschiedene Erfassungsvarianten an: entweder erfolgt die gesamte Erfassung am Mobiltelefon, oder es erfolgt lediglich die Digitalisierung der Belege am Mobiltelefon durch das abfotografieren. Der digitale Spesenbeleg wird dann via Mail an das SAP-System gesendet und dort dem sendenden Mitarbeiter zum entsprechenden Datum zugeordnet. Der Mitarbeiter muss dann lediglich die Kontierung des Spesenbelegs noch manuell vornehmen, - in der Regel erfolgt das am Ende des Monats.

Als zusätzliche Option kann ein Microsoft Azure Service für die OCR-Erkennung eingebunden werden (ist bereits alles vorbereitet, muss nur aktiviert werden). Dieser Service liest den Text der Spesenbelege und erkennt Datum, Betrag, Mehrwertsteuersatz, etc. Zudem kann dieser Service zur Erkennung von Doppelerfassungen eingesetzt werden.

Das bietet der elektronische Spesenprozess

Digitalisierung der Spesenbelege

Die physischen Spesenbelege werden über die Kamera des Mobiltelefons fotografiert und damit digitalisiert.

Scanning Features

Zusätzliche Features wie eine automatische Ausschneidefunktion, schwarz-weiss Konvertierung und Größenreduktion des Bildes können durch den Einsatz einer gratis Scanning-App ergänzt werden.

OCR-Erkennung

Der digitale Spesenprozess sieht die Nutzung eines Cloud-Services der Microsoft Azure Plattform zur OCR-Erkennung vor, der bei Bedarf aktiviert werden kann. Dieser Service liest die Bilddaten aus und senden die erkannten Texte zur weiteren Verarbeitung zurück. In alle Regel werden die folgenden Daten auf dem Beleg gesucht und zurückgeliefert: Datum, Betrag, Mehrwertsteuersatz, Ort, Bezeichnungen. Alle erkannten und zuordenbaren Texte werden zum Beleg als "Tags" mit abgespeichert.

Duplikate-Check

Über die OCR-Erkennung mit Hilfe des Microsoft Azure Services ist auch eine Prüfung auf Doppelerfassung der gescannten Beleg machbar, um damit eine missbräuchliche Verwendung oder Fehler frühzeitig erkennen zu können.

Lernender Spesenprozess dank "Artificial Intelligence"

Alle erkannten "Tags" aus der OCR-Erkennung eines Belegs werden gemeinsam mit der finalen Kontierung und weiteren manuellen Ergänzungen bei der Spesenerfassung zum Beleg abgespeichert und trainieren die Erkennnungslogik. Dieses Training und der Lerneffekt führen bei zukünftigen Erfassungen zu besseren Ergebnissen und vereinfachen den Erfassungsprozess weiter.

Mitarbeiterreporting

Jeder Mitarbeiter hat jederzeit direkten Zugriff am Mobiltelefon auf seine aktuelle Spesenerfassung und auch auch die gescannten und bereits erfassten Belege.

Ihre Vorteile

Digitale Spesenerfassung, keine physischen Belege mehr notwendig!
Scanning Features voll integriert (S/W Konvertierung, Pixelreduktion, etc.)
Automatische Text- und Datenerkennung mit OCR-Service
Integrierter Duplikatecheck schützt vor Doppelerfassungen
Lernender Spesenprozess dank Artificial Intelligence

Unsere Services & Dienstleistungen zum digitalen Spesenprozess

Prozessberatung
Implementierungsleistung
Workshop
Individuelle Softwareanpassung
Training / Schulung

Endlich gehört das Spesenbelege sammeln, sortieren, kleben, eintüten, etc. zur Vergangenheit. Die Spesenerfassung geht so um ein Vielfaches schneller und professioneller. Zudem erspart diese vollständige digitale Prozess viel Ärger, Fehler und Zeit!

Richard Lorenz, Managing Director SAP Excellence Consulting

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